Software per l'invio delle schedine alloggiati in hotel: check-in verso la Questura senza coda
OCR multi-documento per famiglie e gruppi, invio automatico ad Alloggiati Web, zero immagini salvate. E un referente dedicato al posto di un listino.
Il problema in hotel non è la schedina. Sono le cinquanta schedine.
Per un B&B la schedina alloggiati è una seccatura; per un hotel è un processo. Il pullman che scarica un gruppo alle 18, la famiglia con due bambini e quattro documenti diversi, l'ospite straniero con un passaporto che la receptionist non ha mai visto: ogni arrivo moltiplica trascrizioni, errori di battitura e minuti di coda al banco — proprio nel momento in cui l'ospite si sta facendo la prima impressione della struttura.
E la scadenza non aspetta i turni della reception: 24 ore dall'arrivo(6 per i soggiorni brevi), per ogni singolo ospite, compresi i minori. Con l'inserimento manuale sul portale, un check-in di gruppo può costare un'ora di lavoro di back office.
trasmetti.com riduce ogni documento a una scansione: la fotocamera legge la MRZ di passaporti e carte d'identità (o il fronte della CIE italiana), i familiari vengono associati al capofamiglia, la trasmissione parte via Web Service ufficiale della Polizia di Stato e le ricevute si archiviano da sole per 5 anni. La coda al banco si scioglie, il back office sparisce.
La sicurezza non è un optional: la lezione del caso Mydocs
Nell'estate 2025 il gruppo criminale Mydocs ha sottratto oltre 70.000 scansioni di documenti d'identità dai server di almeno quattro hotel italiani, rivendendole sul dark web fino a 10.000 euro. Non è servito violare la Questura: è bastato entrare negli archivi degli hotel, dove quelle scansioni non avrebbero dovuto esserci. Il Garante Privacy è intervenuto sollecitando tutte le strutture a non conservare copie dei documenti e a usare i canali sicuri di Alloggiati Web.
trasmetti.com nasce esattamente da questo principio: «Trasmetti, non archiviare». Le immagini dei documenti vengono elaborate in memoria e mai salvate — non esiste un archivio da bucare. Le credenziali Alloggiati Web del tuo hotel sono cifrate in un vault e decifrate solo al momento dell'invio; ogni operazione della reception finisce in un audit log immutabile. Il tuo hotel non potrà mai essere «il prossimo caso Mydocs», perché i dati che non conservi nessuno te li può rubare.
Cosa dice il Garante Privacy sulla conservazione dei documenti in hotel →
Pensato per come lavora davvero una reception
- Utenti illimitati con ruoli: ogni receptionist ha il suo account, il direttore vede tutto.
- Famiglie e gruppi nativi: capofamiglia, capogruppo e familiari secondo il tracciato ufficiale, in un'unica trasmissione.
- Ricevute a posto per 5 anni: scaricate dal portale prima che scadano i 30 giorni, archiviate e ricercabili.
- ISTAT incluso dove serve: nelle regioni Ross1000 il flusso statistico parte dallo stesso check-in.
- Dal browser, su qualsiasi dispositivo: nessuna installazione sui PC della reception.
Nessun listino: parla con un consulente
Per gli hotel non pubblichiamo prezzi: ogni struttura riceve un'offerta costruita sui propri volumi dal referente dedicato di Invenis S.r.l., distributore esclusivo per il canale hotel. Compila il form qui sotto: ti richiamiamo entro un giorno lavorativo, senza alcun vincolo.
Parla con un consulenteDomande frequenti degli hotel
Come gestite le famiglie e i gruppi con più documenti?
Il tracciato Alloggiati Web prevede capofamiglia, capogruppo e familiari: trasmetti.com li gestisce nativamente. La receptionist scansiona i documenti uno dopo l'altro, i membri vengono associati al capofamiglia e partono in un'unica trasmissione. Per i minori senza documento, i dati si inseriscono a mano in pochi secondi.
Quanti operatori possono usare trasmetti.com in hotel?
Utenti illimitati, con ruoli distinti (proprietario, amministratore, receptionist). Ogni operatore accede con il proprio account e ogni azione è tracciata in un audit log immutabile: chi ha scansionato, chi ha inviato, quando.
Le immagini dei documenti restano nei vostri sistemi?
No, mai. L'immagine viene elaborata in memoria per estrarre i dati testuali e non viene salvata su nessun server, database o cloud. Dopo l'OCR il documento non esiste più in nessun sistema: restano solo i dati della schedina. È un'architettura zero-storage, non una policy.
Come funziona il prezzo per gli hotel?
Non pubblichiamo un listino hotel: volumi, stagionalità e organizzazione della reception cambiano troppo da struttura a struttura. Un referente di Invenis S.r.l., distributore esclusivo per il canale hotel, analizza i tuoi numeri e prepara un'offerta dedicata. La richiesta di contatto non comporta alcun vincolo.
Le ricevute della Questura vengono archiviate?
Sì, automaticamente. trasmetti.com scarica le ricevute firmate dalla Polizia di Stato (disponibili sul portale solo per 30 giorni) e le conserva per i 5 anni richiesti dalla legge, organizzate per data e struttura.
