Pre-checkin online per Booking: come farlo compilare all'ospite

Il momento giusto è quello della prenotazione

Nei minuti successivi alla conferma l'ospite è ancora davanti al telefono, con la prenotazione aperta e la testa sul viaggio. È l'unica finestra in cui risponde davvero. Una settimana dopo quella finestra si è chiusa: il messaggio arriva mentre sta facendo altro, e resta lì.

Un link nelle risposte automatiche intercetta quel momento senza che tu debba fare nulla. L'ospite compila quando è reattivo, non quando fa comodo a te ricordartene.

Come si imposta, una volta sola

1. In Trasmetti, vai in Impostazioni → Link pubblico pre-checkin e copia il link.
2. Nell'Extranet di Booking, apri i messaggi automatici alla conferma della prenotazione.
3. Incolla il link nel testo del messaggio, con una riga di spiegazione per l'ospite.
4. Salva. Il link non scade: da questo momento vale per tutte le prenotazioni.

Se non vuoi scrivere il messaggio da zero, questi due sono pronti da incollare. Sostituisci [LINK] con il tuo.

Grazie per la prenotazione!

Per velocizzare il tuo arrivo puoi registrarti subito, ti bastano due minuti dal telefono:
[LINK]

Ti verrà chiesta la data di arrivo e la foto del documento di ogni ospite. Farlo ora ti evita la registrazione al banco.

Thank you for your booking!

To speed up your arrival you can check in right now — it takes two minutes from your phone:
[LINK]

You will be asked for your arrival date and a photo of each guest's ID. Doing it now saves you the paperwork at the front desk.

Cosa vede l'ospite

Apre il link dal telefono, senza installare nulla e senza creare un account. La pagina è disponibile in italiano, inglese, francese, tedesco e spagnolo.

1. Indica la data di arrivo e il numero di persone.
2. Scansiona il documento, uno per persona: la foto compila i campi in automatico e l'ospite corregge quello che serve.
3. Scatta un selfie, che ti permette di verificare che sia davvero la persona sul documento.
4. Conferma.Da quel momento i dati non sono più modificabili.

Se accogli gli ospiti di persona puoi disattivare la verifica del volto dalle impostazioni: il passaggio del selfie sparisce dal flusso.

Cosa vedi tu

I pre-checkin arrivano nella lista «Da abbinare», identificati da data di arrivo, numero ospiti e cognome del primo ospite — quanto basta per riconoscere la prenotazione su Booking senza aprire il dettaglio.

Nel dettaglio confronti selfie e foto del documento affiancati e confermi la verifica. Al check-in selezioni l'appartamento e invii alla Questura. L'invio resta una tua azione esplicita: nulla parte in automatico.

E la privacy?

La foto del documento e il selfie servono a una cosa sola: permetterti di verificare che l'ospite sia la persona sul documento, come richiede la legge. Vengono cancellati appena confermi la verifica, e in ogni caso entro 72 ore dal caricamento. Restano solo i dati testuali della schedina.

Perché il passaggio serve: l'art. 109 TULPS mette in capo a te, gestore, l'identificazione di chi alloggia. Con il check-in a distanza quel confronto non avviene di persona, quindi servono le due immagini. L'obbligo però è di verificare, non di conservare: la prova dell'adempimento è la ricevuta della Questura, non la fotocopia del documento.

Se accogli gli ospiti di persona puoi disattivare la verifica a distanza dalle impostazioni: in quel caso non viene richiesto né conservato alcun selfie.

Il principio resta quello di sempre: non si può rubare ciò che non esiste. Quello che non serve più non viene tenuto «per sicurezza».

Funziona solo con Booking?

No. Non è un'integrazione tecnica con Booking: è un link di testo, e funziona ovunque tu possa scriverlo. Airbnb, Expedia, l'email di conferma che mandi tu, un messaggio WhatsApp, o un QR code stampato all'ingresso per chi arriva senza aver compilato.